Порядок опрацювання запитів на публічну інформацію в Київській обласній митниці
Порядок опрацювання запитів на публічну інформацію в Київській обласній митниці
І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади», наказу Держмитслужби України від 02.12.2011 №1020 «Про затвердження Порядку опрацювання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України».
1.2. Порядок визначає процедуру реєстрації, розгляду, підготовки та надання відповідей за запитами на публічну інформацію, які надходять до Київської обласної митниці (далі - митниця) відповідно до норм Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.3. Обмеження доступу до інформації, розпорядником якої є митниця, здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.4. Відмова та відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію в митниці здійснюється у випадках, передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Зберігання запитів на публічну інформацію та відповідей на них здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 (зі змінами), та Порядку розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організація, затвердженого наказом Держмитслужби України від 14.09.2009 № 855 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.10.2009 за № 935/16951 (зі змінами).
ІІ. Опрацювання запитів на публічну інформацію, що надходять на ім'я начальника митниці, заступників начальника митниці або знеособлені до митниці
2.1. Письмові запити на публічну інформацію, що надходять поштовим зв'язком, електронною поштою на офіційну поштову скриньку kom@customs.gov.ua або надаються особисто від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, приймаються та реєструються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення.
2.2. Письмові запити на публічну інформацію від юридичних осіб, фізичних осіб та об'єднань громадян без статусу юридичної особи, що надходять факсимільним зв'язком, приймаються, обліковуються посадовими особами відділу оперативних чергових в Журналі обліку вхідних факсів та передаються для реєстрації та подальшого опрацювання до відділу організаційного та документального забезпечення під особистий підпис посадової особи, яка прийняла факс для реєстрації.
2.3. Запити на публічну інформацію, що надходять телефонним зв'язком до відділу організаційного та документального забезпечення, оформлюються працівниками відділу за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», наведеною у додатку 1 до цього Порядку, та реєструються в ПІК «Канцелярія».
2.4. У разі надходження запитів на публічну інформацію безпосередньо від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи у телефонному режимі до інших структурних підрозділів митниці, посадова особа підрозділу роз'яснює запитувачу існуючий порядок прийняття запитів та надає контактний номер телефону.
2.5. Усні запити на публічну інформацію, які подаються громадянами під час особистого прийому громадян керівництвом митниці, приймаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.
2.6. Реєстрація запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення за допомогою ПІК «Канцелярія» із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури «ПІ».
2.7. Зареєстровані запити на публічну інформацію передаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення на розгляд керівництву митниці у день надходження такого запиту.
2.8. Розгляд керівництвом митниці запитів на публічну інформацію здійснюється у день їх реєстрації.
2.9. Відповідно до резолюції керівництва митниці запити на публічну інформацію передаються посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення за реєстраційно-контрольними картками або засобами електронної пошти до структурних підрозділів митниці (далі відповідальні виконавці).
2.10. Передання відповідальним виконавцям запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення не пізніше наступного робочого дня з дня реєстрації відповідного запиту з одночасним переданням копій цих запитів до головного інспектора зі зв'язків з громадськістю - прес-секретаря.
2.11. Відповідальні виконавці опрацьовують запити на публічну інформацію, готують та оформлюють відповіді та, у разі необхідності, додаткові інформаційні матеріали, відповідно до вимог оформлення вихідних документів, України, у строки, передбачені статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Організація підготовки відповіді здійснюється згідно з пунктами 3.8,3.9 та 3.11 Порядку організації та здійснення контролю за виконанням документів у Київській обласній митниці, затвердженого наказом митниці від 25.08.2010 №516. Оформлення відповідей здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 (зі змінами).
2.12. У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України «Про доступ до публічної інформації» відповідальний виконавець у п'ятиденний строк надає запитувачу проміжну відповідь із обґрунтуванням про невідповідність запитуваної інформації вищезазначеним вимогам. Остаточна відповідь запитувачу інформації надається у визначений законодавством термін.
У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України «Про доступ до публічної інформації», але відповідальний виконавець має можливість надати остаточну відповідь запитувачу протягом п'яти робочих днів без проміжної відповіді, ця відповідь обов'язково має містити обґрунтування про невідповідність запитуваної інформації вищезазначеним вимогам.
2.13. Відповіді на інформаційні запити, які не містять публічну інформацію, реєструються в ПІК «Канцелярія» без доповнення до реєстраційного номеру абревіатури «ПІ». Посадова особа відділу організаційного та документального забезпечення, що здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції, заносить до реєстраційно-контрольної картки запитів на публічну інформацію від юридичних осіб (картотека вхідної кореспонденції ПІК «Канцелярія») у нову позицію графи «доручення по документу» слова «Примітка: не публічна інформація».
При наданні відповіді на запити від фізичних осіб, що не відповідають вимогам статті 1 Закону України «Про доступ до публічної інформації», посадовими особами відділу організаційного та документального забезпечення після повернення відповідальними виконавцями запитів від фізичних осіб та матеріалів щодо їх розгляду в реєстраційно-контрольні картки цих запитів (картотека звернень громадян ПІК «Канцелярія») в графу «примітки» вносяться слова «не публічна інформація».
2.14. Відповідь на публічну інформацію надається виконавцем у спосіб, визначений запитувачем у запиті (на поштову адресу, на електронну адресу, телефаксом або за телефоном) з одночасним переданням копії відповіді до головного інспектора зі зв'язків з громадськістю - прес-секретаря.
2.15. У разі, якщо передбачено надання відповіді на запит на публічну інформацію за телефоном, така відповідь оформлюється у вигляді листа, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 (зі змінами). Відповідь реєструється належним чином за допомогою ПІК «Канцелярія» із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури «ПІ».
Зареєстрована відповідь на запит надається за телефоном посадовою особою відповідального виконавця організаційного та документального забезпечення запитувачу інформації та обліковується у структурному підрозділі в Журналі обліку відповідей на запити на публічну інформацію в Київській обласній митниці, які надаються за телефоном, форма якого наведена у додатку 2 до Порядку.
2.16. Відповіді на запити на публічну інформацію, що надаються за телефоном, зберігаються разом із запитами, на які вони надаються.
2.17. Відповідальність за достовірність, повноту та своєчасність надання відповіді на запит на публічну інформацію несе керівник відповідального виконавця.
2.18. Контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на публічну інформацію юридичних, фізичних осіб здійснюється відділом організаційного та документального забезпечення.
2.19. У разі, якщо запитувана інформація не відноситься до компетенції митниці, але відомо, який орган виконавчої влади володіє запитуваною інформацією, відповідальний виконавець надсилає запит на публічну інформацію у відповідний орган виконавчої влади за належністю для опрацювання. Одночасно із цим відповідальний виконавець у письмовому вигляді повідомляє про це запитувача.
ІІІ. Аналіз та узагальнення роботи митниці щодо забезпечення доступу до публічної інформації
3.1. Аналіз результатів роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації в Київській обласній митниці здійснює головний інспектор із зв'язків з громадськістю - прес-секретар шляхом:
обліку копій запитів на публічну інформацію, що надходять до Київської обласної митниці у Журналі обліку копій запитів на публічну інформацію та копій відповідей на них, отриманих від відповідальних виконавців, форма якого наведена у додатку 3 до цього Порядку;
опрацювання результатів роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації в Київській обласній митниці;
3.2. Головний інспектор із зв'язків з громадськістю - прес-секретар забезпечує розміщення найбільш запитуваної інформації на офіційному Веб-сайті Київської обласної митниці.
Начальник відділу
організаційного та
документального забезпечення І.В. Савицька